ניהול זמן – איך לעזאזל עושים את זה? דברים שלמדתי לאורך הדרך

וכשאני אומרת "דברים שלמדתי לאורך הדרך" אני מתכוונת לומר: דברים שלמדתי, דברים שהתחלתי ללמוד, דברים שאני מנסה ללמד את עצמי, דברים שאני שוכחת וכל פעם צריכה להזכיר לעצמי מחדש, דברים שאני יודעת בתיאוריה אבל מתקשה ליישם… המאבק הוא מאבק תמידי – כי זה מאבק ביני לבין עצמי, זה מאבק בין האדם הבוגר והשפוי שבי, שיודע שצריך לעשות את עבודת ההגהה שלקחתי על עצמי/צריך לעשות קניות בסופר/צריך להכין ארוחת ערב/וכו', לבין הילד המתמרד שרוצה לשחק ומתעקש, כמו בשיר הישן ההוא: רק עוד רגע, אמא…

מה שמדהים אותי זה איך שאפילו דברים שאני בוחרת לעשות כי אני אוהבת ורוצה לעשות אותם, אפילו אלה הופכים למטלה שאני מנסה להתחמק ממנה מרגע שהם הוגדרו כמשהו שאני אמורה לעשות – ואני לא מדברת רק על זה שלקחתי על עצמי עבודה שאני נהנית לעשות אותה והלקוח מצפה שאסיים אותה עד יום חמישי, אני מדברת גם על מצבים שבהם החלטתי, למשל, שאני באמת הולכת לכתוב את הספר שהתחלתי, אבל מרגע שקבעתי לעצמי משהו כמו "אני אכתוב לפחות שעה כל יום" הכתיבה הופכת למטלה והילד שבתוכי מתמרד נגדה.

נהייתי הרבה יותר מודעת למאבק הזה מאז שאני לא במסגרת של עבודה עם שעות עבודה מוגדרות ומקום עבודה מוגדר – החופש לבחור מה אני עושה עם כל דקה מזמני הוא משהו שרציתי, אבל לא ידעתי מה מחירו. רק לפני עשר שנים יצאתי מהמרוץ המטורף בלונדון, החיים הנורמליים שבהם עבדתי מתשע וחצי עד חמש וחצי בימי שני עד שישי (פלוס היסחבות בתחבורה הלונדונית לעבודה וחזרה, שאני לא מאחלת לאף אחד) ואת כל הקניות/הכיף/חיי החברה/המנוחה וכו' נאלצתי לדחוף לערבים ולסופ"ש, וקיטרתי, וחלמתי על חיים שבהם לא אצטרך לעבוד כל כך הרבה שעות…

אז עכשיו אני יודעת שזה לא עובד כמו שדמיינתי, כי ברגע שנעלמה המסגרת, הזמן הופך למשהו שצריך ללמוד איך להשתמש בו, אחרת הוא נוזל מבין האצבעות ונעלם.

כשיש לנו מסגרת מוכתבת מבחוץ – של שעות עבודה או שעות לימודים, או אפילו של השעות שבהן הילדים בבית הספר ואת יכולה להספיק דברים בינתיים – זה חוסך לנו המון התלבטויות, ועוזר לנו להשתמש בזמן שלנו ביעילות. כשאנחנו יודעים שהזמן מוגבל, שיש לנו רק שעתיים בערב בין הזמן שסיימנו לאכול אחרי שחזרנו הביתה מהעבודה ועד שנצטרך ללכת לישון כדי לקום מוקדם למחרת ולהגיע לעבודה בזמן, יש יותר סיכויים שנשתמש בזמן הזה לעשות משהו שאנחנו באמת רוצים/צריכים לעשות. (לא שזה תמיד עובד ככה. אני זוכרת איך הייתי מבזבזת ערבים שלמים על צפייה בטלויזיה, בתכניות זבל בלבד. אבל זה היה עניין של התמכרות, ותודה לאל יצאתי מזה בסופו של דבר. התמכרות זו בעייה מורכבת ואני לא הולכת להיכנס אליה כאן.) כשאין לנו מסגרת מוכתבת מראש, הזמן הופך למשהו הרבה יותר נזיל, וזה מצב שדורש מאתנו משמעת עצמית ברמה שלא היינו זקוקים לה כשידענו שהמשכורת שלנו תלויה בזה שנגיע לעבודה בזמן כל יום. במובן מסויים כשעבדתי מישרה מלאה הבוס שלי מילא תפקיד של הורה – הוא הכתיב לי זמנים, ואני יכולתי להמשיך להיות ילדותית במובן הזה. עכשיו שאין לי מסגרת כזאת, אני נאלצת – איי, זה כואב! – להתבגר :)

אז הנה אני, בשנות הארבעים לחיי, לומדת – לאט לאט – איך לנהל את הזמן שלי. ואחרי שמצאתי את עצמי לאחרונה מגיבה על שני פוסטים באותו נושא, הגעתי למסקנה שזו לא רק אני שמוצאת את התהליך הזה קשה, והחלטתי לחלק כאן משהו ממה שלמדתי לאורך הדרך.

לקחת עצות מאחרים, אבל בערבון מוגבל

כולנו שונים, כל אחד מאתנו מתפקד אחרת. טיפ שעובד מצויין בשבילי לא בהכרח יעבוד בשבילך. לפעמים כן – ולכן שווה לקבל טיפים מאחרים – אבל חשוב לבחון כל עצה, לנסות אותה לא במחשבה שאם רק אעשה ככה הכל יהיה בסדר, אלא בגישה של: בואו ננסה ונראה. אחרת אנחנו עלולים להסתובב עם רגשי אשמה, תסכול, כשלון… ורק מפני שניסינו שיטה שמתאימה למישהו אחר ולא מתאימה לנו.

הלכתי פעם לסמינר ניהול זמן. האיש שדיבר שם הוא איש נחמד (הכרתי אותו אישית), שעשה את זה מתוך רצון אמיתי לעזור לאנשים. אבל מה, השיטה שהוא המליץ עליה פשוט לא התאימה לי. כשניסיתי אותה מצאתי את עצמי נכנסת ללחץ נוראי, ולקח זמן עד שקלטתי שזה פשוט לא משהו שיכול לעבוד אצלי. השיטה שלו היתה לנהל יומן שבו אנחנו רושמים כל מה שאנחנו עושים וכמה זמן זה לוקח, כדי שנוכל לסכם ולראות איך מתחלק הזמן שלנו ולהסיק מסקנות – אולי אני מבזבז יותר מדי זמן על X, אולי אני יכול לעשות פחות Y, וכו'. זו שיטה שהוא משתמש בה בעצמו, ואצלו זה עובד יופי – כי הוא גבר (כלומר אדם שנוטה להתמקד בפעולה אחת ולא יותר בכל רגע נתון), הוא עובד במשרד (כלומר כשהוא בעבודה הוא בעבודה, וכשהוא בבית הוא לא עובד), יש לו שעות עבודה מוגדרות, יש לו תחביבים מוגדרים, יש לו אשה בבית שעושה את עבודות הבית כך שכשהוא חוזר הביתה בערב הוא לא צריך לעשות שמונים אלף דברים אחרים שנשים נוטות לעשות כשהן חוזרות מהעבודה – בקיצור, החיים שלו הרבה יותר מאורגנים, מחולקים לקטגוריות ברורות, וקל לו לרשום ביומן כמה זמן הוא מקדיש לכל פעילות.

בעוד שאני רוב הזמן בבית, עוסקת בעיסוקים שונים, לא כל מה שאני עושה נכנס בקלות לקטגוריה של או עבודה או פנאי, המקום שבו אני עושה את אותם דברים שנחשבים בעיניי כעבודה הוא אותו מקום שבו אני עושה דברים שהם פעילויות פנאי – יש לי שולחן בפינת הסלון ועליו המחשב, ובאותו מחשב אני משתמשת גם לעבודה וגם לכיף, באותו אימייל אני מקבלת עבודות הגהה וגם מתכתבת עם חברים. לך תרשום בדיוק כמה זמן לקח לך לקרוא אימיילים מחברים – והאם זה נחשב כפנאי או עבודה אם אני עושה את זה באותו זמן שאני מוציאה הדפסה של חומר שאני צריכה לערוך? לך תגדיר בדיוק מה עשית בשבע עשרה וחצי הדקות שבהן קמת מהמחשב להתמתח ונזכרת להוציא את הכביסה מהמכונה ולתלות אותה אבל בינתיים עברת על פני שולחן האוכל שעליו השארת את הדואר אז פתחת דואר ומצאת צ'ק מלקוח ושמת אותו איפה שאתה שם צ'קים להפקדה ורשמת בתיק שהתקבל תשלום על חשבונית מס' 173 והטלפון צלצל וזו היתה השכנה שהיתה צריכה עזרה עם משהו שלקח שתי דקות אבל כמובן שגם דיברתם קצת והיא הציעה כוס קפה אבל אמרת שאין לך זמן כי יש לך המון עבודה ובדיוק קיבלת סמ"ס בנייד מלקוח ששואל מה עם העבודה שלו וענית לסמ"ס ועפת חזרה הביתה וסיימת לתלות את הכביסה ושמת את העוף בתנור וחזרת למחשב והחלטת רק להציץ בפייסבוק לשתי דקות וראית שחברה טובה עוברת משבר קשה ו…

בקיצור, לא אצל כולם ניתן לתייק כל דקה מהחיים בקטגוריה ברורה. ואני כשניסיתי לעשות את זה, מצאתי שזה פשוט יוציא אותי מדעתי אם אמשיך. מצד שני, יש אנשים שבשבילם השיטה הזאת עובדת יופי, אז לבריאות!

(מה שאני כן מתעדת זה את הזמן שבו אני עובדת על פרוייקט מסויים עבור לקוח. זה קל: אני פשוט רושמת את השעה כשאני מתחילה לעבוד על זה, רושמת את השעה כשאני מפסיקה – אפילו אם זה רק לקום ולהתמתח, כי כבר ראינו מה פירוש לקום ולהתמתח…)

לקום להתמתח, ובכלל לדאוג לעצמנו כמו שצריך

אחת הבעיות כשאנחנו עובדים בלי בוס מעל הראש, היא הנטייה להעביד את עצמנו יותר מדי קשה. כבר כתבתי כאן על החשיבות של מתן חשיבות לדברים שבאמת חשובים – חשוב לזהות מה הם הדברים החיוניים עבורנו, הדברים שבלעדיהם אנחנו פשוט לא מתפקדים טוב, ולשריין זמן עבורם. אם לא נשריין זמן לפנאי/מנוחה/כיף, איכות העבודה שלנו תסבול.

לשריין זמן – כי אחרת הוא נוזל מבין האצבעות

כשעבדתי מתשע וחצי עד חמש וחצי, גם אני ידעתי שאלה שעות העבודה שלי, וגם כל העולם מסביבי ידע. כך שאם חברה רצתה להיפגש במשך השבוע, היא ידעה שהאופציות הן או בהפסקת הצהריים שלי או אחרי שסיימתי את יום העבודה. אבל עכשיו שאני בבית, אין גבולות ברורים – אז השכנה תתקשר מתי שלא יהיה, חברות יציעו להיפגש בעשר בבוקר או בשלוש אחה"צ, וכו' וכו'. וגם לילדה שבתוכי אין זמנים מוגדרים שבהם היא יודעת שאסור להפריע לי כי אני עובדת. הכל הרבה יותר נזיל. לכן חשוב לשריין זמן לדברים שהגדרנו אותם לעצמנו כדברים חיוניים – ואצלי למשל רשימת הדברים החיוניים כוללת לא רק דברים כמו להתרחץ/להתלבש/לאכול/לישון אלא דברים כמו: זמן להיפגש מפעם לפעם עם חברה/זמן לשבת בשקט ולבהות החוצה דרך החלון (המוח שלי זקוק לזמנים כאלה)/זמן עם בעלי (שבו אנחנו מדברים, מקשיבים זה לזו, מְתַקְשֵרִים באמת, לא בוהים בטלויזיה).

לפעמים נחוץ אפילו לשריין את הזמן ביומן – אם אתם מנהלים יומן פגישות, זה דבר שיכול לעזור כנגד לחצים מהסביבה. בואו נאמר למשל שהגעתם למסקנה שאחד הדברים החיוניים לכם הוא חצי שעה בחיק הטבע פעם בשבוע (סתם אני ממציאה דוגמאות, זה יכול להיות גם ביקור במספרה או מה שלא יהיה, שינה, סקס עם בעלך/אשתך כי אתם כאלה עסוקים שאחרת זה לא קורה, תכנית טלויזיה שמשעשעת אותך במיוחד ונותנת לך את הכוח להתמודד עם לחצי החיים, שיחת סקייפ עם חברה קרובה שגרה בארץ אחרת, לא משנה מה) והחלטתם שזה יהיה ביום שלישי בשלוש. שימו את זה ביומן: יום שלישי 3 אחה"צ חיק הטבע. כשמישהו מתקשר לקבוע אתכם פגישה ומציע את יום שלישי אחה"צ, תוכלו עכשיו הרבה יותר בקלות לומר: סליחה, אבל קבעתי משהו לשלוש, אתה יכול אולי לבוא בארבע?

עקרון ברירת המחדל – לבזבז פחות זמן על התלבטויות

העקרון של שיריון זמן לדברים מסויימים הוא שימושי בין השאר מפני שהוא חוסך לנו זמן התלבטות – אם הגדרתי לעצמי, נאמר, שבאחת אני אוכלת צהריים ובין שתיים לארבע אני נחה, אז אני לא צריכה לבזבז זמן על התלבטות על האם להמשיך לעבוד עד שלוש, וזה גם יעזור לי להמשיך עד אחת כי אני יודעת שאחר כך יש לי זמן אוכל ומנוחה.

כשאנחנו מגדירים לעצמנו כללים לחיי היומיום, אנחנו חוסכים לעצמנו זמן ואנרגיה. כשהייתי בצבא שנאתי את המדים, כי הרגיז אותי שמכתיבים לי מה ללבוש; אבל הצד השני של אותו מטבע הוא שלא הייתי צריכה לעמוד בבוקר מול ארון הבגדים ולחשוב מה ללבוש היום. כשאנחנו מגדירים מה ברירת המחדל, זה חוסך לנו את הזמן שהיינו מבזבזים על החלטה – אנחנו מחליטים פעם אחת ולתמיד וזהו, מאותו רגע אנחנו יכולים לתפקד באופן יומיומי בלי לחשוב על ההיבט המסויים הזה, מה שמשאיר לנו יותר זמן וכוח להתמקד בדברים שאנחנו כן צריכים להתמקד בהם. זה לא אומר שאי אפשר לשנות לפעמים – ברירת מחדל זה לא משהו שחייבים להישאר אתו, זה פשוט מה שאנחנו עושים אלא אם כן יש סיבה מיוחדת לעשות אחרת. יש לי ברירת מחדל לארוחת בוקר – תערובת מסויימת של דגני בוקר שאני אוהבת ושממלאת אותי לזמן ארוך, ואת התערובת הזאת אני אוכלת כל יום כשאני קמה. כל יום – למעט אם מאיזושהי סיבה בא לי במיוחד משהו שונה, או נגמרו הקורנפלייקס, או שאני אוכלת ארוחת בוקר לא בבית אלא במקום אחר. זה לא קורה הרבה – רוב הזמן אני נשארת עם ברירת המחדל שלי – אבל העולם לא נחרב אם אני מוסיפה פרוסות בננה לדגני הבוקר שלי או מחליטה לטגן ביצה לשם שינוי. העניין הוא שאני לא מבזבזת זמן ואנרגיה כל בוקר בלעמוד במטבח ולחכוך בדעתי מה כדאי לאכול.

בעקרון ברירת המחדל נתקלתי גם בספר על ניהול זמן שממליץ על שיטה לניהול רשימת המטלות: במקום לנהל רשימה אחת ארוכה, שכל הזמן מתווספים לה דברים ולכן אנחנו חיים בתחושה שאין לזה סוף, אנחנו רצים במקום כמו איזה ג'רביל ולא מתקדמים – במקום זה הוא מציע להגדיר כל יום רשימת מטלות למחר, רשימה שנסגרת בערב וזהו, לא מוסיפים לה כלום. ולכן כל יום אנחנו יכולים לחוות תחושת הישג, תחושה שהתקדמנו, עשינו משהו, הצלחנו להקטין (אפילו אם זה רק טיפה) את הרשימה.

אחד הטיפים שהוא מציע בספר הוא טיפ להתמודדות עם המצב שבו יש מטלה מסויימת שממש לא בא לנו לעשות אותה ואנחנו נוטים לדחות אותה בכל מיני תירוצים – ההצעה שלו היא להפוך את המטלה הזאת לברירת המחדל שלנו, באמצעים פרקטיים. הדוגמא שזכורה לי (קראתי את זה די מזמן) היא משהו כמו: כשאתה עוזב את המשרד בסוף היום, תשאיר את התיק של הלקוח הזה על השולחן, במקום מרכזי, מעל לערימת הניירת, כך שכשתחזור מחר בבוקר הדבר ההכי קל מבחינה פרקטית יהיה לפתוח את התיק הזה. אני כאמור לא יוצאת לעבוד במשרד אלא נשארת בבית, אבל תרגיל דומה שעשיתי לעצמי הוא לקחת את החומר שאני אמורה לערוך/להגיה ולהניח אותו מעל הלפטופ הסגור, כך שכשאני חוזרת לשולחן שלי הדבר ההכי קל הוא לעשות את העבודה הזאת. זאת ברירת המחדל שלי.

להחליט, וללכת על זה עם כל הלב

אם החלטנו לנוח או לשחק אז לנוח או לשחק מכל הלב, בכיף, לא בתחושת אשמה שכאילו אני גונבת זמן מזמן עבודה – כשאני הולכת עם אינרציה, בלי החלטה מודעת שעכשיו אני הולכת לנוח/לשחק, אז המנוחה/משחק הם פחות בכיף, כי הכיף מהול בתחושות אשמה; אבל אם אני מחליטה במודע לעשות הפסקה מהעבודה, אני יכולה ליהנות מההפסקה הזאת עם כל הלב – ואחר כך לחזור לעבודה עם כל הלב, בתחושה שאכן היתה לי הפסקה כיפית וחידשתי מצברים.

להשלים עם חוסר מושלמות

את הפוסט הזה התחלתי לכתוב ב-4 במאי, ומאז הוא יושב פה במצב טיוטה כי יש לי עוד שמונים אלף דברים להגיד ו… אז זהו, שלפעמים צריך להרפות מהרצון להוציא מתחת ידינו עבודה מושלמת, לקחת נשימה עמוקה ולומר: אוקיי, אם היה לי כל הזמן שבעולם להקדיש לפרוייקט הזה הייתי יכולה להוסיף עוד שמונים אלף דברים אבל אני בוחרת להיות ריאליסטית ולהכיר בזה שאין לי את כל הזמן שבעולם להקדיש לפרוייקט הזה ובמקרה הזה נראה לי שעדיף לפרסם משהו, כי גם מה שכבר אמרתי כאן יכול להועיל לאנשים. ואולי אפרסם מתישהו רשומות נוספות בנושא הזה – אבל בינתיים, למה לא לחלק עם העולם לפחות את מה שכבר כן כתבתי?