אבל מה עושים עם הפיגורים?

ברשומה הקודמת על ניהול זמן, כתבתי על העקרון של סגירת רשימה, שאותו למדתי מהספר Do It Tomorrow מאת מארק פורסטר. העקרון בקצרה, למי שלא בא לו לקרוא את הרשומה ההיא, הוא שכשמישהו מנחית עליך מטלה חדשה, אתה לא מוסיף אותה לרשימת המטלות של היום אלא לרשימה של מחר. כך נמנעים מהתחושה שאנחנו כל הזמן רצים במקום ולא מתקדמים – כל יום אנחנו זוכים לראות את הרשימה של אותו יום מתקצרת, וזה יופי של עזר למוטיבציה.

כל זה טוב ויפה, נאמר לי בתגובה לרשומה, אבל מה עם הרשימה הארוכה הקיימת? וגם על זה הוא עונה בספר – הוא מדבר על הנושא של הצטברות פיגורים, והפתרון שלו לבעייה הזאת מבוסס על עקרון דומה: עקרון הבידוד. כמו שסגירת רשימות עוזרת לנו להרגיש פחות ייאוש ויותר מוטיבציה, כי אנחנו מבודדים את המטלות של היום ברשימה סגורה, ורואים את הרשימה מתקצרת בלי שיתווספו לה דברים כל הזמן, כך הוא מציע להקטין את תחושת הייאוש בטיפול בפיגורים שהצטברו ע"י בידוד הפיגורים, הפרדה ביניהם לבין פריטים חדשים.

אם נניח לדוגמא שמדובר בניירת, ואתה עובד במשרד שבו כל הזמן באים אנשים ושמים לך על השולחן עוד ועוד ניירות לטיפול, והצטברו לך פיגורים אדירים שמייאשים אותך – קח את כל הניירות שהצטברו, שים אותם בשקית ניילון גדולה, או בקופסא (אני באופן אישי לא ממליצה לשים אותם במגירה, כי אז באמת אפשר בקלות לשכוח מהם וזה מסוכן), ותגדיר זמן כל יום – רבע שעה? חצי שעה? – שמיועד לטיפול בפיגורים. זה יכול להיות פריט יומיומי ברשימת המטלות, וכך תוכל בהדרגה להקטין את ערימת הפיגורים (וחלק מהניירות האלה, כשתסתכל עליהם תגלה שבינתיים עבר זמנם ואין צורך עכשיו לעשות אתם כלום חוץ מתיוק או זריקה לפח). היופי בשיטה הזאת הוא שערימת הפיגורים מבודדת ולא מעורבבת עם החומר החדש שמגיע, כך שתוכל לראות את ערימת החומר החדש הולכת וקטנה – אם הכל מעורבב ביחד, זה נראה בסוף היום כאילו לא עשינו כלום, אבל אם הפיגורים יושבים בקופסא בנפרד, אפשר לראות את ההתקדמות שעשינו היום ולהתעודד.