איך מקצרים רשימת מטלות

סיפרתי לאחייניתי באימייל שהצלחתי לבצע אתמול את כל שלושת המטלות שהיו ברשימה שלי לפני היציאה לסופר, והיא תהתה איך הגעתי למצב שהיו לי רק שלוש מטלות ברשימה – היא הרי מכירה אותי ויודעת שאני נגועה בדחיינות המשפחתית. אז במקום להסביר רק לה, החלטתי לחלק עם כולכם את העקרון השימושי (כן, ברצינות) שלמדתי לפני כמה שנים, כשקראתי (או, ליתר דיוק, כראוי לדחיינית, התחלתי לקרוא אך מעולם לא סיימתי) ספר על ניהול זמן, שנקרא Do It Tomorrow (בתרגום חופשי: תעשה את זה מחר) מאת מארק פורסטר.

יש לכם רשימת מטלות? איך אתם מרגישים כשאתם מסתכלים על הרשימה? אם אתם דחיינים, או סתם אנשים עסוקים, סביר להניח שהרשימה תמיד תמיד נראית ארוכה ומייאשת. כן, הצלחתם להעביר קו דרך שלושה פריטים, וזו הרגשה טובה, אבל בינתיים התווספו לרשימה עוד עשרה פריטים חדשים, וכך אפשר להסתובב כל החיים עם התחושה המייאשת שאנחנו רצים במקום ולא מתקדמים.

מה הרעיון המהפכני שמארק פורסטר מציע בספרו? העיקרון הוא פשוט: סגירת רשימה. כשהוא קרא לספר Do It Tomorrow, הוא התכוון לזה ברצינות – כשמישהו מביא לך מטלה חדשה, אל תוסיף אותה לרשימה הקיימת, אלא לרשימה של מחר. לכל יום יש רשימה משלו – לא צוברים הכל על רשימה אחת מתמשכת, אלא בסוף כל יום סוגרים את רשימת המטלות של מחר, ולא מוסיפים לה כלום. מה שאומר שכשאתה מתחיל יום חדש, אתה מתחיל אותו עם רשימה שאתה יודע שתתקצר ככל שאתה מספיק לבצע יותר מטלות. כי מטלות חדשות לא יתווספו לה – הן ילכו לרשימה של מחר. מה שאומר שכל יום תהיה לך תחושת סיפוק כלשהי, כשתסתכל על הרשימה של אותו יום ותראה אותה מתקצרת. גם אם לא תספיק הכל – תספיק משהו.

אני מוצאת שזה גם עוזר לי להרגיש שאני יודעת בשביל מה אני קמה – יש לי בראש דברים שאני מקווה להספיק היום.

אני לא מיישמת את העקרון הזה במדוייק לפי ההוראות. כשקראתי את הספר היתה לי הרגשה שהוא מדבר בעיקר אל אנשים שאורח החיים שלהם הוא עבודה במשרד בשעות קבועות, ושיש שם דברים שלא כל אחד יוכל ליישם. אם ניקח מקרה קיצוני – אמא לילדים קטנים ממש לא תוכל לסגור את הרשימה של היום ולסרב להוסיף לה דברים כמו: לנקות את מה שהילד שפך על הרצפה, להפריד בין הילדים שמרביצים אחד לשני, לטפל בילד שנפל ונשרטה לו הברך, וכו' וכו'. להיות אמא לילדים קטנים זה אומר שהחיים שלך חייבים להתנהל בגמישות.

אצלי החיים מתנהלים איפשהו באמצע בין שני הקטבים האלה – אני לא מטפלת בילדים קטנים (וגם לא עובדת בכיבוי אש, למשל), כך שבאופן כללי אני כן חופשיה לסגור רשימה. אבל מצד שני אני לא עובדת מחוץ לבית, אין לי שעות עבודה מוגדרות, אין לי אפילו הגדרות ברורות של מה זה עבודה ומה לא (יש דברים שברור שכן, כמו הגהה, או קניות בסופר; אבל כתיבה היא איפשהו באמצע), ורשימת המטלות שלי כוללת לא רק דברים שאני חייבת לעשות אלא דברים שאני רוצה לעשות, דברים שאני חושבת שרצוי שאעשה אבל נראה אם יהיה לי זמן וכוח, וכל מיני גוונים אחרים… אז אני רושמת לי באופן כללי "דברים לעשות" אבל מפעם לפעם אני מבודדת רשימה ספציפית, כמו: דברים שאני חייבת להספיק ביום חמישי, או: דברים שאני חייבת לעשות לפני שאני יוצאת לסופר, או: מחר יש לי הרגשה שחשוב שאעשה כך-וכך.

והכל כפוף למה שארגיש שאלוהים אומר לי לעשות בכל רגע נתון – זו סיבה נוספת שלא קיבלתי את כל מה שכתוב בספר כתורה מסיני, כי הוא לא לוקח בחשבון את האפשרות שמשהו שצץ פתאום ומפריע לך לבצע את המטלות ברשימה של היום, יכול להיות דווקא הרבה יותר חשוב מכל מה שרשמת לך אתמול. לפעמים הדברים הבלתי צפויים האלה הם דווקא המטלה ההכי חשובה. ומכיוון שאלוהים הוא הבוס שלי, אני לא אגיד לו: לא, סגרתי את הרשימה של היום, זה יצטרך לחכות למחר.

אז אני לא מציעה לקחת את העקרון שלו כחוק שאין לעבור עליו, אלא לחשוב איך, ועד כמה, אתם יכולים ליישם אותו במסגרת אורח החיים שלכם. אבל במידת האפשר, לדעתי זה עקרון שימושי, כי הוא עוזר לקידום מוטיבציה ולהקטנת תחושת הייאוש.

נ.ב. אז אני יושבת לי פה וכותבת על ניהול זמן, ועל איך שלפעמים יש דברים בלתי צפויים שמפריעים ולא תמיד אפשר לדחות אותם, והנה החשמלאים שבאו לתקן לנו את המקלחת באים ומבקשים ממני לכבות את המחשב כי הם הולכים לעשות משהו שעלול לגרום לי לאבד מידע. (וכן, גם זה שהמקלחת הפסיקה לעבוד זה שייך לרשימת הדברים הבלתי צפויים. מקלחת שעובדת על חשמל זה יופי אבל מן הסתם יש יותר דברים שעלולים להתקלקל.) סתם הצחיק אותי העיתוי.

וראו פרק ב': אבל מה עושים עם הפיגורים?

מודעות פרסומת

כתיבת תגובה

הזינו את פרטיכם בטופס, או לחצו על אחד מהאייקונים כדי להשתמש בחשבון קיים:

הלוגו של WordPress.com

אתה מגיב באמצעות חשבון WordPress.com שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Twitter

אתה מגיב באמצעות חשבון Twitter שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת Facebook

אתה מגיב באמצעות חשבון Facebook שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

תמונת גוגל פלוס

אתה מגיב באמצעות חשבון Google+ שלך. לצאת מהמערכת / לשנות )

מתחבר ל-%s